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Email Divulgação em massa

Rascunho

Norma de uso de correio eletrônico para distribuição de mensagens em massa.


Introdução

Nesta norma estão definidas as diretrizes que devem ser observadas na utilização de correio eletrônico dentro da Faculdade de Odontologia de Bauru, para distribuição de mensagens em massa.

Por sistema de correio eletrônico entende-se sistemas, programas, servidores que se utilizam dos protocolos SMTP, POP3 e IMAP para funcionar. Engloba desde o software cliente do usuário (incluindo página eletrônica conhecida por webmail) que fará o envio e recebimento dos e-mails, até os servidores de correio eletrônico disponibilizados pela Unidade e Centros de Informática da Universidade.

O escopo dessa norma é a regulamentação de serviços do tipo “listas de discussão” ou “listas de distribuição” baseados no protocolo SMTP.


Objetivos

Esse documento tem como objetivo principal estabelecer diretrizes para uma boa utilização do sistema correio eletrônico para distribuição de mensagens em massa dentro da Faculdade de Odontologia de Bauru, tendo em vista os objetivos definidos pela Norma de Segurança.


Abrangência

Esta norma tem abrangência de toda a Faculdade de Odontologia de Bauru.


Complementar à norma

Esta norma é complementar à norma PSeg03 e à Resolução 03 da CCI, de Março de 2002, definida pela política de Segurança da USPnet.


Objetos

Descrição dos termos usados da norma para uso de correio eletrônico

  • Administrador: servidor ou equipe de servidor responsável pelo serviço ou parte do serviço de correio eletrônico.
  • E-mail: mensagem eletrônica trocada pelo sistema de correio eletrônico.
  • Lista de discussão: serviço ou forma de envio de uma mensagem a diversos destinatários de uma vez.
  • SPAM: é o termo usado para referir-se aos e-mails não solicitados, que geralmente são enviados para um grande número de pessoas.
  • Unidade: refere a todo o escopo e ambiente da Faculdade de Odontologia de Bauru.
  • Usuário: pessoa física que terá o direito de uso do sistema de correio eletrônico

Regras e Diretrizes para uso de listas de distribuição

Deveres

  • A mensagem deve ter interesse institucional e seu conteúdo ser relevante para grande parte do corpo docente, servidor não-docente, aluno de graduação ou aluno de pós-graduação.
  • O autor da mensagem deve ser um dirigente da unidade ou pessoa agindo em nome e com autorização de dirigente. Resolução 03
  • As solicitações deverão ser encaminhadas ao Moderador por e-mail, para o endereço correio@fob.usp.br.
  • A mensagem deve ter o assunto a ser publicado devidamente definido no campo correspondente.
  • A mensagem deve possuir o conteúdo a ser publicado devidamente formatado.
  • A mensagem deve ser assinada pelo dirigente ou órgão da Unidade responsável.
  • O Administrador deve checar periodicamente o servidor de correio eletrônico para determinar se existem endereços de e-mail inválidos nas listas disponibilizadas pelo servidor. Se a lista for administrada por outra pessoa, o Administrador deve contatá-la para que seja feita a remoção desses endereços inválidos. PSeg03
  • O Administrador deve configurar o servidor de listas para que o Usuário não possa executar determinados comandos (por exemplo, “who” para listar todos os usuários que façam parte da lista). PSeg03
  • O Administrador deve configurar um tamanho máximo para todas as mensagens que circulem através do servidor de listas. PSeg03
  • O Administrador deve remover endereços inscritos em listas de discussão, caso eles estejam retornando. PSeg03
  • O Administrador deve desabilitar, de imediato, inscrição de membro Servidor Docente ou Não-Docente, Alunos de Graduação e Pós-Graduação que venha a se desligar da Unidade ou seja transferido de uma Unidade para outra.
  • O acesso a configuração do servidor de listas e principalmente a seus inscritos deve ser rigorosamente controlado e limitado apenas ao Administrador (ou dono) da lista. PSeg03
  • Lista de distribuição oficial da unidade para divulgação de mensagens de interesse institucional deve ter todos os usuários com vínculos ativo junto com a unidade.

Responsabilidades

  • Um ou mais funcionários designados pela Direção da Unidade, denominado moderador, analisará cada mensagem e a transmitirá à lista. Em caso de dúvida o moderador deverá consultar à direção, para decisão final.
  • O conteúdo da mensagem divulgada, tal como a forma de apresentação, é de total responsabilidade do solicitante da divulgação.
  • O Administrador do servidor de lista de discussão pode delegar a outras pessoas (Usuário com vínculo ativo com a Unidade) a administração de uma determinada lista. Essa pessoa ficará encarregada da sua manutenção (inclusão/remoção de usuários, moderação, etc.).

Restrições

  • Está restrita a divulgação de mensagens com conteúdo com caráter comercial, salvo exceções expressamente autorizada pela direção da unidade.
  • O conteúdo deve ser relevante somente à Unidade ou à Universidade de forma que englobe interesses da Unidade.

Recomendações

  • Recomenda-se que uma lista de discussão só seja composta por usuários que tenham optado por sua inscrição. PSeg03
  • Recomenda-se que a mensagem não tenha arquivo anexado, devendo aparecer em formato textual no corpo do e-mail. (Baseado na Resolução 03)

Infrações

São consideradas infrações no uso dos recursos computacionais oferecidos:

  • Utilizar os recursos oferecidos com fins comerciais não autorizados explicitamente. PSeg03
  • Utilizar software ou procedimentos para conseguir acesso não autorizado a recursos ou informações, ou para degradar o desempenho, ou para colocar fora de operação sistemas computacionais locais ou remotos. PSeg03
  • Comportamento ofensivo ou impróprio no tratamento com outros usuários ou grupos, internos ou externos. A definição de impropriedade fica a cargo dos grupos ou usuários. PSeg03
  • Participar de “correntes”, “pirâmides” ou esquemas similares de qualquer finalidade. PSeg03
  • Utilizar os recursos para “spam” que é o envio de “malas diretas” e propagandas, sem prévio consentimento do destinatário. PSeg03
  • Envolver-se em qualquer atividade que vá contra a política de segurança e o código de ética da Universidade e ainda, atividades que vão contra a moral e os bons costumes. PSeg03
  • Violar outras regras e diretrizes de usuários ou administrador previstas nos documentos da “Política de Segurança da Informação da Faculdade de Odontologia de Bauru” e “Política de Segurança da USPnet”.

Penalidades

Uma vez que o usuário é responsável por qualquer atividade a partir de sua conta, ou de conta sob sua responsabilidade, o mesmo responderá por qualquer ação legal apresentada à Universidade e que envolva a sua conta.

No caso de evidências de uso irregular dos recursos oferecidos (ver “Infrações”), o usuário terá seu acesso bloqueado para averiguação. Constatada a irregularidade poderá ser aplicada a penalidade, conforme previsto nas “Política de Segurança da Informação da Faculdade de Odontologia de Bauru” e “Política de Segurança da USPnet”